Rețeta mea pentru un eveniment de succes

Organizarea evenimentelor este una dintre activitățile cele mai apropiate de sufletul meu. Poate și datorită faptului că experiența mea a început cu asta, fiecare eveniment de care mă ocup fiind o conexiune, un portal care mă ajută să mă reconectez la acea energie, la acea dorință și bucurie de a face cele mai reușite evenimente. Posibil ca obsesia mea pentru detalii și organizare să contribuie destul de mult atât la reușita evenimentelor, cât și la naturalețea organizării acestora.

Revizuind experiența mea de peste 20 de ani în această activitate, cred că aș spune că există câteva elemente de care, dacă ții cont, vei avea parte de un eveniment reușit:

1. Setează un target clar

Înainte de a începe pregătirea de orice fel, întreabă-te cine sunt oamenii pe care îi vei avea la eveniment. O analiză detaliată a lor îți va asigura o bază sănătoasă pentru restul detaliilor organizatorice. O serie de întrebări pe care să ți le pui:

• Cu ce se ocupă?
• Ce stil de viață au?
• În ce domeniu activează?
• Ce tip de activități preferă?
• E ceva deosebit la ei de care trebuie să ținem cont?
• Ce fel de eveniment ar fi pe gustul lor?

• Setează un obiectiv clar

Pentru a fi sigur că investiția pe care o faci în eveniment își atinge obiectivul, stabilește de la început ce îți dorești să obții în urma acestuia.

În funcție de obiectiv, datele ecuației se schimbă considerabil:

• Brand experience – te va conduce către o structură de activități care să îl facă pe invitat să interacționeze cât mai direct cu brandul tău. Obiectivul va fi ca el să plece cu o experiență memorabilă, cu o interacțiune directă, în linie cu strategia de brand.
• Corporate experience – fie că este pentru cei din interiorul companiei sau pentru parteneri externi, aceste evenimente au datoria de a-i transporta pe invitați într-un mediu care să exemplifice live care sunt valorile companiei, care este cultura organizațională, o radiografie cât mai complete și complex a companiei.
• Corporate events – oricare ar fi motivul adunării e important să nu uiți de el. Atât conceptul evenimentului, cât și implementarea trebuie să fie aliniate obiectivului și să se asigure livrarea mesajelor prin cât mai multe elemente implicate. E ziua companiei? Oamenii vor pleca de acolo cu vârsta companiei și rezultatele acesteia imprimate pe retina. S-a deschis o nouă locație – în următoarele zile invitații vor menționa cunoscuților și se vor bucura că au fost parte din eveniment.
• Traininguri și workshop-uri – studiile au demonstrat că oamenii învață 70% din ceea ce experimentează, prin urmare orice workshop sau training e recomandat să ia în calcul introducerea unor părți practice care să susțină teoria prezentată. Cu cât mixul este mai bine realizat, cu atât poți conta pe un impact mai mare și pe un succes răsunător al evenimentului.

Pentru fiecare tip de eveniment, cu cât obiectivele vor fi definite mai clar, SMART, cu atât mai ușor va fi de organizat evenimentul și cu atât mai sigur poți fi că vei reuși atingerea lor.

• Atenție la detalii

Dacă vrei să minimizezi cât mai mult riscul de a avea parte de provocări la evenimente, ia în calcul cât mai multe elemente:

• Vizitează locația de mai multe ori. Dacă poți vizita și când are loc u alt eveniment, cu atât mai bine.
• Pregătește un flow al evenimentului cât mai detaliat. Eu sunt renumită pentru al meu Minute-by-minute, însă, de cele mai multe ori m-a ajutat să prevăd multe detalii și le-a dat un confort și încredere și clienților mei știind ce urmează în fiecare moment al evenimentului
• Treci prin flow-ul evenimentului de mai multe ori, asigurându-te că ai tot ce îți trebuie pentru fiecare etapă
• Informează toți oamenii implicați și comunică detaliat cu ei etape, timinguri, semne specific pentru fiecare etapă
• Fă probe, multe probe exact cu tehnologia care va fi folosită la eveniment. Tehnologia se întâmplă să ne mai trădeze ocazional.
• Să ai un plan B pentru momente delicate

• Alege-ți furnizorii cu mare grijă

Este important să lucrezi cu furnizori de încredere. Fie că vorbim despre furnizorii de catering, decorațiuni, echipamente audio-vizuale, foto-video, sau orice alt furnizor implicat în eveniment, e important să fii sigur că te poți baza pe ei. Asigură-te că aceștia înțeleg cerințele și obiectivele evenimentului și că sunt pregătiți să livreze serviciile lor în mod profesionist.

• Comunică constant și clar

În cele din urmă, comunicarea este cheia unei organizări reușite a evenimentelor. Asigură-te că ai o echipă dedicată și că exista o comunicare deschisă și eficientă între toți participanții, inclusiv speaker, facilitatori și furnizori.

Cu aceste aspecte în minte, puteți organiza un eveniment care va fi amintit pentru ani de zile!

#organizareevenimente #planificare #managementevenimente